الرادار اليومي
قائمة انتباه يومية تعرض ما يحتاج قراراً أو متابعة: دفعات متأخرة، عقود قريبة الانتهاء، أو فجوات تشغيلية.
كيف يستخدمه المكتب؟
يستخدمه المدير في بداية اليوم لترتيب الأولويات قبل فتح الرسائل والملفات المتفرقة.
مركز المعرفة
قاموس عملي
مصطلحات تشغيل المكتب العقاري بلغة واضحة
هذه الصفحة لا تشرح المصطلح لغوياً فقط، بل توضّح كيف يستخدمه المكتب العقاري في يومه: التحصيل، العقود، المستندات، الذاكرة، والتقارير.
تشغيل المكتب
المتابعة
سجل عمل له حالة ومسؤول ومصدر، يربط الإشارة التشغيلية بالفعل المطلوب حتى الإغلاق.
كيف يستخدمه المكتب؟
تحول الدفعة المتأخرة أو الملاحظة أو طلب العميل إلى إجراء واضح لا يعتمد على ذاكرة شخص واحد.
دورة التشغيل
تسلسل العمل اليومي من ظهور الإشارة إلى فتح المتابعة ثم تسجيل القرار أو الإغلاق.
كيف يستخدمه المكتب؟
تساعد المدير على معرفة أين يبدأ اليوم وأين تنتهي كل مهمة مهمة.
إشارة تشغيلية
حدث أو حالة تستحق انتباه المكتب مثل دفعة متأخرة أو عقد قريب الانتهاء.
كيف يستخدمه المكتب؟
تتحول إلى متابعة إذا احتاجت إجراءً أو مسؤولاً واضحاً.
مسؤول المتابعة
الشخص المكلف بإغلاق متابعة محددة أو تحديثها حتى لا تبقى معلقة.
كيف يستخدمه المكتب؟
يمنع ضياع المهام بين الفريق ويجعل المسؤولية واضحة.
حالة المتابعة
وصف مختصر لموقع المتابعة في دورة العمل: مفتوحة، قيد الانتظار، مغلقة، أو تحتاج تصعيداً.
كيف يستخدمه المكتب؟
تساعد الفريق على فرز ما يحتاج إجراءً وما يمكن مراجعته لاحقاً.
إغلاق المتابعة
تسجيل سبب انتهاء المتابعة بعد تحصيل أو قرار أو انتفاء الحاجة.
كيف يستخدمه المكتب؟
يمنع تراكم المتابعات المفتوحة بلا معنى.
ملف إكسل تشغيلي
جدول يستخدمه المكتب لإدارة جزء من العمل اليومي مثل العقارات أو التحصيل أو المصروفات.
كيف يستخدمه المكتب؟
يصلح كبداية، لكنه يحتاج ضبطاً عندما يصبح هو المصدر الوحيد للعقود والمتابعات والتقارير.
نسخة الملف المعتمدة
النسخة التي يعتمدها المكتب كمصدر صحيح عند وجود عدة ملفات أو نسخ متداولة.
كيف يستخدمه المكتب؟
تمنع تضارب الأرقام قبل تنظيف البيانات أو نقلها إلى نظام.
ترحيل البيانات
نقل بيانات العقارات والعقود والتحصيل من ملفات قديمة إلى نظام أو بنية أكثر تنظيماً.
كيف يستخدمه المكتب؟
يجب أن يبدأ بالعقود النشطة والمتأخرات والحقول المهمة بدلاً من الأرشيف الكامل.
تنظيف البيانات
مراجعة الأعمدة والقيم والتواريخ والحالات قبل الاعتماد أو النقل.
كيف يستخدمه المكتب؟
يمنع نقل أخطاء الإكسل نفسها إلى التقرير أو النظام الجديد.
التحصيل
أعمار الديون
تقسيم المتأخرات حسب مدة التأخر، مثل ١-٣٠ و٣١-٦٠ و٦١-٩٠ يوماً.
كيف يستخدمه المكتب؟
يساعد المكتب على معرفة أين يبدأ التحصيل، وما الذي يحتاج تصعيداً أو مراجعة عقد.
الاستحقاق
المبلغ المتوقع دفعه في تاريخ محدد وفق العقد أو جدول الدفعات.
كيف يستخدمه المكتب؟
يفصل بين ما يجب أن يُدفع وما دُفع فعلاً، وهذا أساس تقارير التحصيل.
التحصيل
تسجيل الدفعة الفعلية التي دخلت للمكتب أو حساب المالك، وربطها بالاستحقاق الصحيح.
كيف يستخدمه المكتب؟
يمنع بقاء المبلغ مجرد وعد أو رسالة، ويجعل التقرير المالي قابلاً للمراجعة.
دفعة جزئية
مبلغ مدفوع لا يغطي كامل الاستحقاق المطلوب.
كيف يستخدمه المكتب؟
تحتاج ربطاً واضحاً بالاستحقاق حتى لا يظهر التقرير كأن الدفعة اكتملت.
وعد بالدفع
تعهد من المستأجر أو العميل بسداد مبلغ في وقت لاحق، لكنه ليس تحصيلاً فعلياً.
كيف يستخدمه المكتب؟
يسجل كمتابعة لها تاريخ مراجعة، ولا يضاف إلى التحصيل إلا عند دخول الدفعة.
دفعة متأخرة
استحقاق لم يسدد بعد مرور تاريخ الدفع المحدد.
كيف يستخدمه المكتب؟
تظهر في الرادار أو تقرير أعمار الديون لتحديد أولوية المتابعة.
متأخرات قديمة
مبالغ متأخرة لفترة طويلة وتحتاج مراجعة أو تصعيداً أو قراراً إدارياً.
كيف يستخدمه المكتب؟
تمنع المكتب من الاكتفاء بنسبة تحصيل جيدة تخفي ديوناً متراكمة.
سياسة التحصيل
طريقة داخلية تحدد مراحل متابعة المستحقات والمتأخرات وما يجب تسجيله.
كيف يستخدمه المكتب؟
توحّد لغة الفريق وتمنع التواصل المتكرر أو المتناقض مع المستأجرين.
تصعيد التحصيل
نقل حالة متأخرة من متابعة عادية إلى مراجعة إدارية أو إجراء أعلى.
كيف يستخدمه المكتب؟
يستخدم عند تكرار الوعود أو طول مدة التأخر أو وجود نزاع يحتاج قراراً.
دفتر المكتب
دفتر المكتب
دفتر مستقل لإيرادات ومصروفات والتزامات المكتب كجهة تشغيل، لا للعقار نفسه.
كيف يستخدمه المكتب؟
يفصل رواتب المكتب واشتراكاته ومصروفاته عن حركة الإيجارات والعقارات.
مصروف مكتبي
مصروف يخدم المكتب عموماً ولا يرتبط بعقار أو وحدة بعينها.
كيف يستخدمه المكتب؟
يساعد على قراءة تكلفة تشغيل المكتب دون خلطها بمصاريف العقارات.
التزام مكتبي
مبلغ متكرر أو مؤجل على المكتب نفسه مثل اشتراك أو خدمة أو دفعة تشغيلية.
كيف يستخدمه المكتب؟
يمنع نسيان مصروفات المكتب الدورية التي لا تظهر داخل عقود الإيجار.
مصروف عقار
مصروف مرتبط بعقار أو وحدة محددة وليس بتشغيل المكتب عموماً.
كيف يستخدمه المكتب؟
يفصل أداء العقار عن تكلفة تشغيل المكتب.
إيراد مكتبي
دخل يخص المكتب ككيان تشغيل وليس دفعة إيجار مرتبطة بعقد محدد.
كيف يستخدمه المكتب؟
يساعد على قراءة دخل المكتب بعيداً عن تحصيل العقارات.
تصنيف المصروف
وضع المصروف في فئة تساعد على فهم تكلفة التشغيل مثل رواتب أو اشتراكات أو تسويق.
كيف يستخدمه المكتب؟
يمنع تراكم المصروفات في خانة أخرى بلا معنى إداري.
مصروف متكرر
تكلفة تظهر بشكل دوري مثل اشتراك نظام أو خدمة أو إيجار مقر.
كيف يستخدمه المكتب؟
تحتاج متابعة مسبقة حتى لا تفاجئ التدفق النقدي للمكتب.
إغلاق شهري
مراجعة شهرية للمصروفات والالتزامات والإيرادات قبل اعتماد صورة التشغيل.
كيف يستخدمه المكتب؟
يكشف البنود غير المصنفة والالتزامات القادمة وتغير تكلفة التشغيل.
عقود الإيجار
عقد إيجار PDF
ملف عقد يمكن استخدامه كمصدر بداية لاستخراج بيانات أساسية قبل المراجعة البشرية.
كيف يستخدمه المكتب؟
يقلل الإدخال اليدوي مع إبقاء مسؤولية التأكيد والمراجعة على المستخدم.
جدول الاستحقاقات
قائمة الدفعات المتوقعة للعقد، بتواريخها ومبالغها وحالتها.
كيف يستخدمه المكتب؟
هو الرابط بين العقد والتحصيل والتقارير، وأي خطأ فيه يظهر في بقية الدورة.
تجديد العقد
قرار تشغيلي قبل انتهاء العقد: تمديد، تعديل، أو إنهاء وفق سياق المستأجر والعقار.
كيف يستخدمه المكتب؟
ينبغي أن يبدأ قبل تاريخ الانتهاء بفترة كافية حتى لا يتحول إلى مفاجأة تشغيلية.
قيمة الإيجار
المبلغ المتفق عليه في العقد والذي تبنى عليه الاستحقاقات والتقارير.
كيف يستخدمه المكتب؟
أي خطأ فيها ينتقل مباشرة إلى جدول الدفعات والتحصيل.
تكرار الدفع
طريقة تقسيم الإيجار زمنياً: شهري، ربع سنوي، نصف سنوي، أو سنوي.
كيف يستخدمه المكتب؟
يحدد عدد الاستحقاقات وتواريخها داخل العقد.
تاريخ بداية العقد
التاريخ الذي تبدأ منه مدة العقد وحساب الاستحقاقات.
كيف يستخدمه المكتب؟
يجب مراجعته قبل اعتماد جدول الدفعات لأنه يؤثر على كل تواريخ التحصيل.
تاريخ نهاية العقد
التاريخ الذي تنتهي عنده مدة العقد أو يبدأ قبله مسار التجديد.
كيف يستخدمه المكتب؟
يساعد الرادار على إظهار العقود القريبة من الانتهاء قبل أن تصبح أزمة.
مراجعة بشرية
تأكيد المستخدم للبيانات المهمة قبل اعتماد العقد أو جدول الاستحقاقات.
كيف يستخدمه المكتب؟
تحمي المكتب من أخطاء استخراج أو إدخال تؤثر على التحصيل والتقارير.
استحقاق قادم
دفعة لم يحل موعدها بعد لكنها تظهر قريباً في الرادار أو التقارير.
كيف يستخدمه المكتب؟
تساعد المكتب على التذكير المبكر بدلاً من الانتظار حتى التأخر.
المستندات
ملف المصدر
المستند الأصلي الذي جاءت منه بيانات العقد أو الملاحظة أو الإجراء.
كيف يستخدمه المكتب؟
يحمي المكتب عند المراجعة أو النزاع لأن السجل يعود إلى مستند واضح.
أرشيف المستندات
تنظيم ملفات العقود والخطابات والمرفقات بحيث تكون قابلة للبحث والرجوع.
كيف يستخدمه المكتب؟
يقلل ضياع الملفات بين الأجهزة والمحادثات، ويربط المستند بسياقه التشغيلي.
مرفق تشغيلي
ملف يدعم إجراءً أو متابعة مثل إثبات دفع أو خطاب أو صورة مستند.
كيف يستخدمه المكتب؟
يربط الدليل بالسجل الذي يخصه بدلاً من حفظه في مجلد عام.
إثبات دفع
مستند أو صورة تثبت دفع مبلغ مرتبط باستحقاق أو مصروف.
كيف يستخدمه المكتب؟
يساعد على مراجعة التحصيل أو المصروف عند وجود سؤال أو خلاف.
تسمية الملفات
طريقة موحدة لكتابة اسم الملف بحيث يحمل نوع المستند والطرف أو العقار والتاريخ.
كيف يستخدمه المكتب؟
تجعل البحث أسهل وتقلل أسماء مثل scan وfinal التي تفقد معناها سريعاً.
صلاحيات المستند
تحديد من يستطيع رؤية المستند أو استخدامه داخل المكتب.
كيف يستخدمه المكتب؟
يحمي الملفات الحساسة ويمنع مشاركة ما لا يحتاجه كل الفريق.
الذاكرة
ذاكرة المكتب
سجل معرفة تشغيلية يحفظ الملاحظات والسياقات المهمة عن العملاء والعقارات والمتابعات.
كيف يستخدمه المكتب؟
ينقل المعرفة من ذاكرة الأفراد إلى أصل تشغيلي داخل المكتب.
ملاحظة مشتركة
ملاحظة يمكن للفريق الاستفادة منها لأنها تؤثر على خدمة العميل أو متابعة العقار.
كيف يستخدمه المكتب؟
تستخدم عند وجود سياق يجب أن يعرفه أكثر من موظف، مثل تفضيل تواصل أو إجراء خاص.
سياق العميل
معلومات مختصرة تؤثر على طريقة التعامل مع عميل أو مستأجر.
كيف يستخدمه المكتب؟
تساعد الموظف على التواصل بوعي دون الرجوع إلى رسائل قديمة.
تفضيل التواصل
وقت أو وسيلة يفضلها العميل للتواصل معه.
كيف يستخدمه المكتب؟
يحسن تجربة العميل ويقلل محاولات التواصل غير المناسبة.
معلومة تشغيلية
تفصيل صغير يؤثر على إجراء لاحق مثل عادة دفع أو شرط داخلي أو ملاحظة عن عقار.
كيف يستخدمه المكتب؟
تسجل عندما يكون لها أثر على قرار أو متابعة وليس لمجرد الأرشفة.
تاريخ آخر تحديث
آخر وقت تغيرت فيه ملاحظة أو متابعة أو سجل مهم.
كيف يستخدمه المكتب؟
يساعد المدير على معرفة السجلات التي قد تحتاج مراجعة.
التقارير
تقرير التدفق النقدي
تقرير يوضح النقد الداخل والخارج فعلياً خلال فترة محددة.
كيف يستخدمه المكتب؟
يساعد المالك أو المدير على فهم السيولة الفعلية لا مجرد الاستحقاقات المتوقعة.
نسبة التحصيل
مؤشر يقارن المبالغ المحصلة بالمبالغ المستحقة خلال فترة أو نطاق معين.
كيف يستخدمه المكتب؟
يحتاج قراءة مع أعمار الديون حتى لا تخفي النسبة الجيدة ديوناً قديمة.
تقرير المالك الشهري
ملخص دوري يشرح للمالك ما حدث في العقار: تحصيل، مصروفات، متأخرات، وملاحظات مهمة.
كيف يستخدمه المكتب؟
يجعل التواصل مع المالك مبنياً على سجل واضح بدلاً من رسائل متفرقة.
ملخص تنفيذي
خلاصة قصيرة في بداية التقرير تعرض أهم الأرقام والملاحظات والقرارات المطلوبة.
كيف يستخدمه المكتب؟
يساعد المالك أو المدير على فهم الصورة قبل قراءة التفاصيل.
المحصل فعلاً
المبلغ الذي دخل وسُجل كدفعة حقيقية خلال فترة التقرير.
كيف يستخدمه المكتب؟
يميز النقد الفعلي عن الاستحقاقات أو الوعود.
المستحق خلال الفترة
إجمالي الدفعات المتوقع تحصيلها خلال نطاق زمني محدد.
كيف يستخدمه المكتب؟
يستخدم لمقارنة المتوقع بالمحصل وقراءة فجوة التحصيل.
فجوة التحصيل
الفرق بين ما كان يجب تحصيله وما تم تحصيله فعلاً.
كيف يستخدمه المكتب؟
تساعد على معرفة هل المشكلة في التأخر أم في التسجيل أم في جودة المتابعة.
تقرير العقار
ملخص أداء عقار محدد من حيث التحصيل والمصروفات والمتأخرات والملاحظات.
كيف يستخدمه المكتب؟
يساعد على مقارنة أداء العقارات واتخاذ قرار إداري واضح.
قرار إداري
إجراء أو توجيه ينتج عن قراءة تقرير أو متابعة، مثل تصعيد أو تجديد أو مراجعة عقد.
كيف يستخدمه المكتب؟
يربط التقرير بالفعل بدلاً من أن يبقى مجرد أرقام.
سجل الإيجارات
جدول يجمع الوحدات والمستأجرين والعقود وقيم الإيجار وحالة الإشغال في صورة واحدة.
كيف يستخدمه المكتب؟
يساعد على فهم الدخل المتوقع وحالة العقود، ويقابل مفهوم rent roll في الأدبيات العقارية.