ماذا يجب أن يحتوي تقرير المالك الشهري؟

التقرير الشهري الجيد لا يكثر الرسوم والأرقام بلا معنى. هدفه أن يعرف المالك ماذا حدث، وما الذي يحتاج انتباهاً، وما القرار المطلوب إن وجد.

كل تقرير يجب أن يفرق بين المحصل فعلاً، المستحق، المتأخر، والمصروفات.

اكتب في البداية خلاصة قصيرة: إجمالي التحصيل، المتأخرات، المصروفات المهمة، وأي ملاحظة تحتاج قراراً.

هذا الملخص يساعد المالك على الفهم السريع قبل الدخول في التفاصيل.

بعد الملخص، اعرض الدفعات المسجلة، المتأخرات حسب العمر، المصروفات المرتبطة بالعقار، والمتابعات المفتوحة.

التفاصيل يجب أن تكون مرتبطة بسجلات يمكن الرجوع إليها، لا أرقاماً مرسلة بلا مصدر.

إذا توجد متأخرات، وضّح ما الذي سيفعله المكتب. وإذا يوجد عقد قريب الانتهاء، وضّح حالة التجديد. وإذا توجد مصروفات كبيرة، اشرح سببها.

التقرير الجيد لا يصف الماضي فقط؛ يساعد على إدارة الشهر القادم.