طريقة الاستخدام
استخدم هذا القالب لتوحيد طريقة التعامل مع الاستحقاقات والمتأخرات، وتقليل الرسائل المتضاربة بين أعضاء الفريق.
متى تستخدم هذا القالب؟
- عند وجود متأخرات تتكرر دون سجل متابعة واضح.
- عندما يتواصل أكثر من موظف مع نفس المستأجر.
- عند الحاجة إلى فصل الوعد بالدفع عن التحصيل الفعلي.
نص القالب
هدف السياسة
- توحيد خطوات متابعة الإيجارات المستحقة والمتأخرة داخل المكتب.
- حفظ كل تواصل مهم في سجل يمكن الرجوع إليه.
- تقليل التصعيد غير الضروري، وتسريع التصعيد عندما يصبح مطلوباً.
مراحل المتابعة
يمكن تعديل الأيام حسب طبيعة العقود والعملاء، لكن المهم أن تبقى المراحل واضحة للفريق.
- قبل الاستحقاق: تذكير مبكر إذا كان العقد أو العميل يحتاج ذلك.
- يوم الاستحقاق: مراجعة السجل والتأكد هل دُفعت الدفعة أم لا.
- ١-٧ أيام تأخير: تواصل هادئ وتسجيل الرد والخطوة التالية.
- ٨-٣٠ يوم تأخير: متابعة بمسؤول واضح وتاريخ مراجعة قريب.
- أكثر من ٣٠ يوم: مراجعة سبب التأخر وتحديد قرار إداري أو تصعيد.
ما يجب تسجيله في كل متابعة
- تاريخ التواصل وطريقته.
- اسم المسؤول عن المتابعة.
- خلاصة رد المستأجر أو المالك.
- الوعد بالدفع إن وجد، مع تاريخ واضح.
- الخطوة التالية: انتظار، تذكير، تصعيد، أو إغلاق.
تعريف الإغلاق
- تُغلق المتابعة عند تسجيل التحصيل الفعلي.
- تُغلق عند تحويلها إلى قرار آخر موثق، مثل تسوية أو تصعيد.
- لا تُغلق لمجرد وجود وعد شفهي بالدفع.
تنبيهات قبل الاعتماد
- • لا تجعل كل الحالات بنفس نبرة التواصل؛ المتأخر يوماً ليس مثل المتأخر شهرين.
- • لا تسجل الوعد بالدفع كتحصيل.
- • راجع أي تصعيد قانوني أو رسمي مع المختصين قبل اعتماده.