الرادار اليومي
قائمة انتباه يومية تعرض ما يحتاج قراراً أو متابعة: دفعات متأخرة، عقود قريبة الانتهاء، أو فجوات تشغيلية.
المتابعة
سجل عمل له حالة ومسؤول ومصدر، يربط الإشارة التشغيلية بالفعل المطلوب حتى الإغلاق.
ذاكرة المكتب
سجل معرفة تشغيلية يحفظ الملاحظات والسياقات المهمة عن العملاء والعقارات والمتابعات.
ملاحظة مشتركة
ملاحظة يمكن للفريق الاستفادة منها لأنها تؤثر على خدمة العميل أو متابعة العقار.
دورة التشغيل
تسلسل العمل اليومي من ظهور الإشارة إلى فتح المتابعة ثم تسجيل القرار أو الإغلاق.
إشارة تشغيلية
حدث أو حالة تستحق انتباه المكتب مثل دفعة متأخرة أو عقد قريب الانتهاء.
مسؤول المتابعة
الشخص المكلف بإغلاق متابعة محددة أو تحديثها حتى لا تبقى معلقة.
حالة المتابعة
وصف مختصر لموقع المتابعة في دورة العمل: مفتوحة، قيد الانتظار، مغلقة، أو تحتاج تصعيداً.
إغلاق المتابعة
تسجيل سبب انتهاء المتابعة بعد تحصيل أو قرار أو انتفاء الحاجة.
سياق العميل
معلومات مختصرة تؤثر على طريقة التعامل مع عميل أو مستأجر.
تفضيل التواصل
وقت أو وسيلة يفضلها العميل للتواصل معه.
معلومة تشغيلية
تفصيل صغير يؤثر على إجراء لاحق مثل عادة دفع أو شرط داخلي أو ملاحظة عن عقار.
تاريخ آخر تحديث
آخر وقت تغيرت فيه ملاحظة أو متابعة أو سجل مهم.
ملف إكسل تشغيلي
جدول يستخدمه المكتب لإدارة جزء من العمل اليومي مثل العقارات أو التحصيل أو المصروفات.
نسخة الملف المعتمدة
النسخة التي يعتمدها المكتب كمصدر صحيح عند وجود عدة ملفات أو نسخ متداولة.
ترحيل البيانات
نقل بيانات العقارات والعقود والتحصيل من ملفات قديمة إلى نظام أو بنية أكثر تنظيماً.
تنظيف البيانات
مراجعة الأعمدة والقيم والتواريخ والحالات قبل الاعتماد أو النقل.