طريقة الاستخدام
استخدم هذه القائمة قبل تاريخ انتهاء العقد حتى لا يصبح التجديد قراراً متأخراً أو مبنياً على ذاكرة ناقصة.
متى تستخدم هذا القالب؟
- قبل انتهاء العقد بفترة كافية.
- عند مراجعة مستأجر لديه متأخرات أو ملاحظات متكررة.
- قبل إنشاء جدول استحقاقات جديد أو تعديل قيمة الإيجار.
نص القالب
قبل التواصل مع المستأجر
- راجع تاريخ انتهاء العقد ومدة الإشعار المناسبة.
- راجع سجل التحصيل والمتأخرات.
- راجع المتابعات المفتوحة والملاحظات المهمة.
- راجع أي مستندات ناقصة أو اتفاقات جانبية موثقة.
أثناء قرار التجديد
- حدد هل التجديد بنفس الشروط أم بشروط معدلة.
- وثق سبب تعديل القيمة أو مدة العقد إن وجد.
- حدد المسؤول عن التواصل والموعد النهائي للرد.
- افتح متابعة للتجديد حتى لا يضيع بين الرسائل.
بعد الموافقة
- اربط المستند الجديد أو المحدث بسجل العقد.
- راجع جدول الاستحقاقات قبل اعتماده.
- أغلق متابعة التجديد بخلاصة واضحة.
- حدّث أي ملاحظة مهمة في ذاكرة المكتب.
تنبيهات قبل الاعتماد
- • لا تعتمد على تاريخ الانتهاء وحده؛ راجع سياق التحصيل والمتابعات.
- • لا تنشئ جدول استحقاقات جديداً قبل مراجعة القيم والتواريخ.
- • إذا لم يتم التجديد، وثق الخطوة التالية بوضوح.