طريقة الاستخدام
استخدم القالب لتقليل ضياع الملفات بين الأجهزة والمحادثات، وربط كل مستند بسياقه التشغيلي.
متى تستخدم هذا القالب؟
- عند رفع عقد أو مرفق جديد.
- عند تنظيف مجلدات قديمة أو ملفات ممسوحة ضوئياً.
- عند تدريب الفريق على طريقة موحدة للأرشفة.
نص القالب
صيغة التسمية المقترحة
- نوع المستند - اسم العقار أو الوحدة - الطرف المرتبط - التاريخ.
- مثال: عقد إيجار - عمارة السلام شقة ٤ - أحمد محمد - 2026-07-02.
- مثال: إثبات دفع - فيلا النخيل - خالد عبدالله - 2026-07-02.
تصنيفات البداية
- عقود.
- إثباتات دفع.
- خطابات ومراسلات.
- مرفقات تشغيلية.
- مستندات مكتب.
ما يجب ربطه داخل السجل
- العقار أو الوحدة إن وجد.
- العقد المرتبط إن وجد.
- العميل أو المستأجر المرتبط.
- نوع المستند وحالة المراجعة.
تنبيهات قبل الاعتماد
- • لا تعتمد على اسم الملف وحده؛ اربطه بالسجل الصحيح.
- • لا تستخدم أسماء عامة مثل scan أو final.
- • راجع الصلاحيات قبل جعل المستند متاحاً لكل الفريق.